1. Кои сме ние (администратор)
Янак Софт ЕООД, ЕИК BG130012244, със седалище и адрес на управление "БЪЛГАРИЯ, гр. София (1784), р-н Младост, жк. Младост 1, Александър Малинов, 40А ".
Контакт по въпроси за лични данни: office@yanaksoft.com, тел. 02 975 3332.
Длъжностно лице по защита на данните (DPO): „не е назначен — не е задължително по чл. 37".
2. Двойната ни роля
- Като ПРОЦЕСОР: Когато качвате документи (фактури) за разчитане, ние обработваме съдържанието им от ваше име и по ваше указание. За личните данни на трети лица, които може да се съдържат в документите (напр. име на доставчик — едноличен търговец), Вие сте администраторът, а ние — процесор.
- Като АДМИНИСТРАТОР: За данните, които събираме за собствени цели — обратна връзка (оценки/коментари), отчитане/таксуване на ползването и кеширане на данни за контрагенти — ние сме администратор и тази декларация важи пряко.
3. Какви данни обработваме
3.1 Съдържание на документите (OCR)
- Изображения/файлове на фактури и извлечените от тях данни (фирма, адрес, суми, номера, дати и евентуални лични данни в текста).
- Не съхраняваме трайно оригиналните файлове във frontend услугата — те се чистят автоматично след обработка (TTL, по подразбиране 1 час), а извлеченият резултат се пази само временно в паметта на сесията.
3.2 Данни за обратна връзка (feedback)
- Оценка (1–5) и свободен коментар, ако оставите такъв.
- Псевдонимен идентификатор на клиентския акаунт (
sb_id), идентификатор на сесия/профил, име на работна станция (pc_name), груб тип устройство (мобилно/настолно) и времеви маркер. - Не събираме браузър fingerprint (user agent) или локал.
3.3 Данни за ползване и таксуване
- Брояч на обработените страници и събития, на ниво клиентски акаунт.
- Записи за таксуване (1 транзакция на страница) към системата за лицензиране.
3.4 Кеш за контрагенти
- Данни за фирми (контрагенти), извлечени през WebRegistration брокера, кеширани за по-бързо попълване.
4. Цели и правни основания (чл. 6)
| Обработка | Цел | Основание |
|---|---|---|
| OCR на документи | Предоставяне на услугата | чл. 6(1)(б) — изпълнение на договор |
| Таксуване/отчитане | Фактуриране на ползването | чл. 6(1)(б) и (в) — договор/закон |
| Обратна връзка | Подобряване на услугата | чл. 6(1)(е) — легитимен интерес |
| Анализ на коментари | Обобщена статистика (локално) | чл. 6(1)(е) — легитимен интерес |
| Кеш контрагенти | Удобство при попълване | чл. 6(1)(е) — легитимен интерес |
5. Получатели и обработка от трети страни
- Google Cloud / Vertex AI — под-процесор за OCR разчитането (AI модел Gemini). Обработката е закотвена в регион в ЕС (
eu*), под Google Cloud Data Processing Addendum (CDPA), при който Google е процесор и не ползва данните за трениране на своите модели. - Янак Софт ЕООД / YanakSoft системи — за таксуване и справки за контрагенти.
- Анализът на свободните коментари се извършва локално (на сървър във вашата мрежа); коментарите не се изпращат към външен доставчик.
6. Международни трансфери
При текущата конфигурация обработката от Google е закотвена в регион в ЕС (Vertex AI, eu*) на основание Google Cloud DPA/CDPA. Когато се ползва обработка извън ЕИП (напр. Gemini Developer API в САЩ), тя се извършва на основание Стандартни договорни клаузи (SCC) и Google DPA. EU-закотвен Vertex AI
7. Срокове на съхранение
| Данни | Срок (по подразбиране) |
|---|---|
| Качени файлове (OCR вход) | ~1 час (авто-чистене) |
| Извлечен OCR резултат | само временно в паметта на сесията |
| Обратна връзка (feedback) | 730 дни |
| Дневник на питанията | 365 дни |
| Броячи за ползване | пазят се (нужни за логиката на таксуване) |
| Кеш контрагенти | пази се / опреснява се |
| „Мъртви" билинг записи | 180 дни |
Сроковете са конфигурируеми; покрай тях върви автоматично ежедневно изчистване.
8. Вашите права (чл. 15–21)
Имате право на: достъп, коригиране, изтриване („право да бъдеш забравен"), ограничаване, преносимост и възражение. За упражняване — пишете на office@yanaksoft.com. Услугата поддържа експорт и изтриване на всички данни по клиентски акаунт (sb_id).
Имате право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) — гр. София, бул. „Проф. Цветан Лазаров" № 2, www.cpdp.bg.
9. Сигурност
Достъпът до административния панел е ограничен до локалната мрежа и защитен с вход. Комуникацията към външните услуги е криптирана (TLS). Прилагаме минимизация на данните (събираме само необходимото).
10. Промени
Може да актуализираме тази декларация. Това е винаги актуалната версия; датата на последната промяна е посочена най-долу на страницата.